جلسه پیش بازرسی (Pre-Inspection Meeting)، جلسه ای است که بین نمایندگان سازنده (Vendor)، کارفرما (Owner)، پیمانکار (Contractor) و بازرس (Inspector)، در محل کارخانه سازنده تشکیل می گردد که زمان آن پیش از شروع عملیات ساخت و با اطلاع قبلی از طرف سازنده به پیمانکار پروژه خواهد بود.
هدف از تشکیل این جلسه تفهیم کامل الزامات کیفی (Quality Requirements) پروژه به سازنده یا سازندگان فرعی می باشد. بدیهی است که الزامات پروژه در مدرک سفارش خرید شامل استانداردها، مشخصات ، نقشه ها و دستورالعمل های مربوطه درج گردیده است که در این جلسه اطمینان حاصل می گردد که الزامات فوق حتماً در مدارک تهیه شده توسط سازنده لحاظ گردیده باشد.
توافقات سازنده و کارفرما و موارد بررسی شده در این جلسه بصورت صورتجلسه ای تنظیم می گردد و این صورتجلسه بعنوان یکی از مدارکی خواهد بود که بازرس در آتی به آن استناد خواهد نمود. شرکتهایی که قبل از شروع عملیات ساخت به تشکیل این جلسه اهمیت داده اند بخوبی با منافع آن آشنا هستند . تفهیم سازنده در این جلسه تا حد زیادی از مشکلات ساخت در آینده خواهد کاست.
موارد مهمی که در این جلسه باید مطرح شوند بشرح زیر می باشد:
- معرفی نمایندگان شرکتها (با ذکر مشخصات آدرس پستی و الکترونیکی، شماره های تماس، سمت)
- مشخص نمودن کانالهای ارتباطی بین شرکتها (جهت مکاتبات یا ارسال گزارشات و مدارک) یا تنظیم دستورالعمل (روش) هماهنگی
- بازبینی قرارداد، درخواست (Requisition) و الزامات سفارش خرید (Purchase Order)
- بررسی سازمان کنترل کیفیت سازنده
- بررسی مدارک کنترل کیفی سازنده
- بازبینی وضعیت تایید مدارک و نقشه های سازنده
- بازنگری لیست تامین کنندگان مواد اولیه ساخت
- بازبینی لیست سازندگان فرعی به همراه حوزه کاری آنها و وضعیت سفارشات
- تصدیق حدود و وظایف بازرسی
- بازبینی WPS,PQR
- بازبینی و بررسی صلاحیت جوشکاران
- بازبینی برنامه زمانبندی ساخت و بازرسی
- شفاف سازی الزامات کدها ، استانداردها ، مشخصات و الزامات فنی
- بازبینی دستورالعمل اعلام بازرسی (Inspection Notification)
- بازبینی دستورالعمل صدور گزارش مغایرت (Non-Conformance Report:NCR) /گزارش رفع و اصلاح مغایرت (Remedy Procedure)/گزارش ترخیص (Release) یا رد کالا
- شفاف سازی الزامات آماده سازی سطوح و رنگ و پوشش
- بازبینی دستورالعمل نشانه گذاری (Marking) و بسته بندی(Packing)
- بررسی نحوه تهیه کتابچه نهایی بازرسی (کنترل کیفی)
- بررسی طرح کنترل کیفی سازنده (Quality Control Plan:QCP) و دستورالعمل آن شامل موارد زیر:
- الزامات گواهینامه مواد مطابق با مشخصات قرارداد یا درخواست خرید
- شناسایی مواد و ردیابی آنها
- جزئیات الزامات ردیابی ساخت و بازرسی و آزمونهای موردنیاز
- بازرسی حین ساخت (بازرسی مقیم) در صورت نیاز
- الزامات تستهای غیر مخرب و صلاحیت پرسنل NDT و صلاحیت بازرس کنترل کیفی سازنده
- الزامات عملیات حرارتی در صورت لزوم
- دیگر الزامات تست و بازرسی همچون تست هیدروستاتیک، نیوماتیک، تست عملکرد و …
- تعیین نقاط نظارت (Witness) و توقف (Hold)
- ساختار یا محتوای گزاشات و رکوردهای بازرسی جهت ارسال به کارفرما
- بازدید از کارگاه (Shop Tour)
بعضی از مواردی که در بالا به آن اشاره شد همچون بررسی مدارک کنترل کیفی سازنده، بایستی قبل از تشکیل این جلسه انجام شود و فقط نتایج بررسی ها در این جلسه مورد توافق طرفین قرار گیرد.
جلسات دیگری همچون Kick off Meeting نیز ممکن است قبل از شروع عملیات ساخت جهت بررسی مواردی غیر از مباحث بازرسی همچون شرایط پرداخت مبالغ قرارداد تشکیل گردد.