در اینصورت تمام کسانی که به نوعی نتیجه بازرسی برایشان مهم است بدنبال گزارش بازرسی خواهند بود. ممکن است برای پیمانکاران فقط نتیجه بازرسی مهم باشد ولی مسلما برای کارفرما این موضوع کافی نخواهد بود. کارفرما برای اطمینان از انجام درست فعالیت بازرسی نیاز به بررسی گزارش بازرسی خواهد داشت و در آن دامنه و روش بازرسی را بر اساس درخواست بازرسی کنترل می نماید.
بخصوص زمانی که مشغول تهیه صورتحساب بازرسی هستید به گزارشات بازرسی نیاز خواهید داشت. در واقع جزئی از صورتحساب بازرسی بر اساس قرارداد معمولا گزارشات بازرسی می باشد. زمانی که بعنوان مدیر پروژه بازرسی فعالیت داشتم روزانه گزارشات بازرسی بسیاری بدستم می رسید و برای جلوگیری از مشکلات بعدی گزارشات را پیش از ارسال به کارفرما بازبینی می کردم.
اشکالات زیادی در گزارشات بازرسی وجود داشت که وقت زیادی را برای اصلاح آنها صرف می نمودم و بعضا مجبور می شدم بعضی از آنها را به بازرس مربوطه ارجاع دهم تا مجددا تصحیح شود.
در پیوست این مقاله فصل ۱۵ از کتاب بازرسی تجهیزات مکانیکی کلیفورد ماتیوس با عنوان گزارشات بازرسی و استاندارد ISIRI 5006 (که البته باطل شده است) ضمیمه شده است که می توانید آنها را دانلود نمایید.